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No importa si se trata de un empleado o de un alto ejecutivo, ya sea de una multinacional o de una pyme: trabajar fuera de la oficina es cada vez más frecuente. Las secretarias tampoco se quedan afuera de esta tendencia. Algunas, se animan a comenzar un nuevo negocio y se convierten en “asistentes virtuales”.

¿Qué las diferencia de las secretarias tradicionales? Las virtuales trabajan desde su casa en forma free lance, utilizan su propio equipamiento –con la tecnología necesaria para estar conectadas con sus clientes– y facturan honorarios por el tiempo real en el que realizaron sus tareas. En cambio, quienes las contratan, maximizan la relación costo-beneficio (pagan únicamente por lo solicitado) y ahorran en gastos laborales, equipos y espacio de oficinas.

“Somos microemprendedoras. Ofrecemos servicios secretariales con valor, pero a distancia. Trabajamos para emprendedores, profesionales independientes o pymes que no necesitan un empleado full-time y no quieren aumentar su personal”, define Victoria Miles , quien se volcó a la asistencia virtual en noviembre último, luego de 15 años como secretaria ejecutiva en distintas empresas.

Además de desempeñar las funciones clásicas (confirmar entrevistas, hacer el papeleo de rutina, coordinar vuelos y reservas de hotel), las asistentes a distancia también realizan presentaciones, seguimiento de artículos publicados en la prensa y servicios de transcripción, redacción, correspondencia, contabilidad y compras. También se dedican a tareas de marketing, como supervisar un plan publicitario o actualizar bases de datos. Además, encuentran un campo de acción en la web: algunas se especializan en mantenimiento de sitios y blogs, y en la confección de newsletters.

Gracias al correo electrónico y a otras herramientas –chat, videoconferencias o soluciones de voz por IP– están on line con sus jefes. “Usamos toda tecnología disponible para hacer y entregar nuestro trabajo de la forma más eficiente”, cuenta Bárbara Langer , quien dirige el sitio asistencia-virtual.com. Para las secretarias on line, las distancias no son un límite. “Trabajo para un conferencista colombiano que me envía sus charlas en formato mp3 para que las transcriba. Es algo que puedo hacer desde Buenos Aires sin problemas. Por eso, recibimos muchos pedidos de clientes del exterior”, destaca Langer.

Aunque se promocionan en páginas Web, las secretarias virtuales reconocen que consiguen la mayoría de sus trabajos por referencias, o gracias al boca a boca.

Una asistente virtual puede contratarse por hora (entre $25 y $ 60), o mediante un abono mensual, para ciertas tareas. “Prefiero trabajar en forma recurrente con la misma persona porque así me siento parte del equipo –señala Miles–. Quienes contratan el servicio ven un incremento en eficiencia y productividad. Y pueden ofrecer una imagen más profesional frente a clientes y proveedores”.

Aunque en el mercado local es todavía incipiente, el negocio de las asistentes virtuales está muy desarrollado en los Estados Unidos –donde comenzó hace una década–, Canadá, el Reino Unido y Australia, donde se las conoce como VA (Virtual Assistants). Según una encuesta de la Cámara de Comercio de Asistentes Virtuales, una organización estadounidense, existen entre 5.000 y 8.000 asistentes virtuales en el mundo. En la Argentina, unas 60 personas ya realizaron algún curso para certificarse como tales.

En las empresas de personal temporario también comienzan a detectar interés por este tipo de servicios. “Recibimos algunos pedidos de empresas multinacionales que solicitan asistentes virtuales para trabajos puntuales, como el help desk de un proyecto o la confirmación de la lista de invitados a un evento. Probablemente, utilizaban esta forma de trabajo en sus países de origen. Creo que es una modalidad aún poco conocida pero que crecerá y permanecerá. Es útil para quienes no quieren incorporan otra persona a su entorno laboral”, explica Pablo Liotti, director de grandes cuentas de Adecco.